Az iratokat az iratjegyzéknek megfelelő szintű (dobozszintű vagy lapszintű) átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vesszük át. Az átadás-átvétel során tételesen ellenőrizzük az iratjegyzéken található dobozok mindegyikét. A jegyzőkönyv tartalmazza: az átadás-átvétel időpontját, helyét, résztvevőit, tárgyát, az iratanyag pontos mennyiségét (db, doboz és folyóméter). Az átadás szintjének megfelelően felelősséget vállalunk az iratanyagok kikereséséért és meglétéért. Az iratok általunk történő szállítása zárt teherautóval, rakodómunkások igénybevételével történik.
Iratrendezés során az Ügyfél által meghatározott tárolási struktúrát alakítjuk ki, mely rendszerint anyagtípus és/vagy évkör szerint történik. Az egyes dobozok tartalmáról tételes listát készítünk (iratjegyzék/iratnyilvántartás), amelyet Excel formátumban, nyomtatva, illetve adathordozón Ügyfeleink rendelkezésére bocsátunk. Mindezen adatbázis adja a későbbi visszakeresés alapját.
A bértárolást megelőzően, az iratanyagok a szadai telephelyen betárolásra kerülnek, a rendezett doboz felkerül végső helyére a polcrendszerre. Mindezen folyamatról dokumentáció is készül, amely során az iratjegyzékben / iratnyilvántartásban feltüntetésre kerül minden egyes doboz tárolási koordinátája.
Irattározás az iratanyagok szisztematikus tárolása, amely során az iratanyagok rendezett formában állnak rendelkezésre. Irattározás során az anyagok folyamatos visszakereshetősége megoldott, miután az iratokról tételes nyilvántartás készül elektronikus formában.
Biztosítjuk Megbízóink részére az igény szerinti adatszolgáltatást fizikai (az adott doboz vagy dosszié kiszállításával), vagy elektronikus formában, emellett biztosíthatunk WEB-es irattári nyilvántartást is. Az adatszolgáltatás során rugalmasan alkalmazkodunk Megrendelőink igényeihez, akár 2 órán belül vállaljuk az iratok, dokumentumok rendelkezésre bocsátását.
A nem irattározandó és/vagy megsemmisítendő iratanyagokat évente vagy eseti megbízásként a hatályos jogszabályok alapján leselejtezzük. A selejtezett iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, melyet a selejtezési bizottság tagjaival felülvizsgáltatunk és (levéltári illetékességi körbe tartozó iratok esetében) az illetékes levéltár szakemberével záradékoltatunk.
Az iratkezelési szabályzatot, illetve az irattári tervet a jogszabályi előírások betartásával, a Megrendelő egyedi elvárásai szerint alakítjuk ki. Az iratkezelés gyakorlata, tárolása minden cég életében napi szinten jelentkezik, ennek bonyolult rendszere pedig szakértelmet igényel. A szabályzat kialakításával biztosítjuk a strukturált, reprodukálható, költséghatékony rendszer megbízható működését, emellett az irattári tervben rögzítjük az iratok őrzési, selejtezési és levéltári átadásának idejét.
Amennyiben a Megrendelő tevékenysége, igénye, vagy adottságai alapján saját helyszínen történő irattárazást tartja indokoltnak, úgy részletesen kidolgozzuk a költséghatékony, személyre szabott megoldásra vonatkozó észrevételeinket. A tároló polcrendszer, vagy egyedi polcok kialakítására, tárolókapacitás optimális kihasználására javaslatot teszünk. Az iratok hosszú távú megőrzése érdekében, részt veszünk a megfelelő atmoszféra és infrastruktúra kialakításában is.
Amennyiben a Megrendelő a saját telephelyen történő irattár kialakítását tartja szükségesnek, úgy vállaljuk irattárának teljes körű üzemeltetését. A kihelyezett irattáros szakember biztosításán felül képesek vagyunk a dokumentumkezelés bármely területén (postabontás, iratrendezés, iratkikérések teljesítése, selejtezés, kimenő posta kezelése, stb.) eseti feladatok ellátására, vagy komplex megoldások kivitelezésére, továbbá az irattár infrastrukturális igényeinek kielégítésére.
Igény szerint, az iratkezelési folyamat átvilágítására kínálunk megoldást. Mindez nemcsak háttérmunkát és támogatást takar, hanem kihelyezett szakértőkkel segítjük Ügyfeleinket irattározással, dokumentumkezeléssel kapcsolatos folyamataik optimalizálást és döntéseik meghozatalát.
Ügyfeleink igényeinek megfelelően irattár költöztetést is vállalunk, amely során az adott irattár teljes fizikai tartalmának szállítását megoldjuk, legyen szó az iratanyagról, polcrendszerről vagy munkaállomásokról.
+36 1 469 6233
info@docudepo.hu
1145 Budapest,
Újvilág u. 50-52.
2111 Szada,
Ipari park u. 23.