Az ország egyik legnagyobb közműszolgáltatója számos helyszínen tárolta a több, mint 10.000 ifm terjedelmű papíralapú iratállományát, melynek egységes, külső szolgáltatónál történő bérirattárolására és kezelésére kerestek megoldást.
Munkatársaink a meglévő irattári rend megtartása mellett, a napi ügymenet fontosságát szem előtt tartva, rövid határidőn belül készítették elő szállításra és tárolták be telephelyünkön a 10 km-nek megfelelő iratanyagot. A nyitott – kézi kiszolgálású – polcrendszeren tárolt iratállományból havonta átlagosan 500-1000 sikeres iratkikeresés valósul meg 3 órás SLA mellett.
Egy Kormányhivatal több különböző helyszínen tárolt iratanyagát szerette volna egy helyre központosítani és továbbra is saját hatáskör alatt kezelni, ehhez azonban szakszerű költöztetésre és irattári rend kialakítására volt szüksége.
A költöztetésben érintett, több mint 4000 ifm terjedelmű iratanyagszállítást magas adatvédelmi és biztonsági előírásoknak megfelelve valósítottuk meg, több helyszínen történő egyidejű munkavégzés mellett. A teljespolcrendszer leürítése, szétszerelése majd az új irattárba történő átszállítása és felállítása fokozott felügyeletet és szoros ütemtervet kívánt.
Az elszállítást megelőző iratrendszerezésünk és a részfeladatok terv szerinti ütemezésének betartása lehetővé tette, hogy a kialakított irattári rend szerint mielőbb betárolhassunk és használatra készen átadhassuk az irattárat úgy, hogy az az Ügyfél igényeit és elképzeléseit maximálisan szolgálja.
Minisztériumi igény merült fel a teljes irattári állomány projektszerű rendezésére és egységes irattári rend kialakítására.
Ezt a teljes körű iratkezelési feladatot megbízás útján teljesíthettük féléves időkeret alatt. Irattáros szakembereink a teljes iratanyag rendezését, a selejtezendő anyagok megsemmisítésre való előkészítését fokozott biztonsági előírások mellett valósították meg. Az egyszerre három helyszínen folyó munka során szakembereink a jogszabályi előírásoknak eleget téve alakítottak ki egy egységes irattári rendet, amely szavatolja a Minisztérium dolgozói számára az iratok azonnali és hatékony visszakereshetőségét.
Egy államigazgatási szerv jól kialakított irattári rendszerében, az állandó irattárazás mellett kapacitáshiány merült fel az éves szinten történő iratanyag rendezésre, selejtezésre, levéltári átadásra vonatkozóan.
Pályázat útján lehetőségünk volt több alkalommal elnyerni a teljes folyamat projekt szintű lebonyolítását, amely magába foglalta az iktatószám szerinti rendezést, selejtezést; az aktív- és passzív irattárak közötti átszállítást és betárolást, valamint az 1900-as években keletkezett irattári dokumentumok levéltári átadásának teljes körű megvalósítását.
Egy magyarországi bank pályáztatás útján hirdette meg az irattári rend kialakítására vonatkozó elképzelését, belső szabályozásoknak megfelelő iratkezelési szabályzat kialakítását.
A pályázatot cégünk nyerte el és a megvalósítás oly mértékben talált Ügyfél elégedettségre, hogy lehetőségünk nyílt irattáros szakemberek folyamatos biztosítására. Az általunk kihelyezett szakember jelenléte nem csak az irattár üzemeltetésének maximális hatékonyságát garantálta, de fokozottan költséghatékony megoldást is biztosított az Ügyfél számára.
Egyik nagyvállalati Ügyfelünk, mely a telekommunikációs szektort erősíti, javaslatot kért üzleti titoknak minősülő iratanyagainak és annak tartalmainak bizalmas tárolására.
Esetükben az irattároló dobozokat egyedi sorszámmal ellátott plombával együtt tároljuk, melyek Megbízónk telephelyén kerülnek rögzítésre. Így az átadás alkalmával minden esetben lezárt dobozok kerülnek átvételre és betárolásra, a doboz tartalmának ismerete nélkül. Az egyedi plomba garantálja Ügyfelünknek a doboz roncsolásmentes nyithatóságának megakadályozását.
Fennállásunk óta számos megkeresés érkezett különböző szektorokból iratkezelési szabályzat, irattári terv ellenőrzésére vagy akár teljes körű elkészítésére, hozzáértő Munkatárs hiányában valóban az egyik legnehezebb feladatok közé sorolható.
Szakértői tevékenységünkkel folyamatosan támogatjuk Ügyfeleink hatékony fizikai és elektronikus ügyiratkezelését. Mindennek keretében megannyi esetben készítettünk egységes, jogszabályi és törvényi előírásoknak megfeleltetett iratkezelési szabályzatot, irattári tervet, mely hosszútávon biztosította Megrendelőink iratkezelését.
Állandó igény mutatkozik csődeljárás és felszámolás alatt álló, jogutód nélkül megszűnő cégek iratállományainak szakszerű, törvényileg előírt őrzési idő végéig történő tárolásra.
Leendő Ügyfeleinknek lehetőséget nyújtunk arra, hogy hosszútávú megoldásként egyszeri beszállítás alkalmával biztosítsák irataik számára a mindenkori jogszabályoknak és törvényi előírásoknak megfelelő, iratanyag őrzési idejéig szóló bértárolást. Kiemelten fontos területnek tekintjük a Munkaügyi iratanyag megőrzését, melynek későbbi hiánytalan visszakereshetősége és adatszolgáltatása szükségessé válhat akár az Országos Nyugdíjbiztosítási Főigazgatóság számára is. Az iratanyag útja a szakszerű tárolást követően az őrzési idő végén selejtezéssel zárul, mely az alap megállapodásnak megfelelően a teljes projekt részének tekinthető.
Az egyik országos kúthálózat anyagainak beszállítása és tárolása során merült fel a folyamatosan keletkező növekmény anyagok elhelyezésének és elszállításának problémája.
Az Ügyfél igénynek eleget téve alakítottuk ki az éves, körjáratban történő beszállítási szolgáltatást, mely a két betárolás közti intervallumban keletkező iratok szervezett és tervezett biztonsági előírásnak megfelelő elszállítását biztosítja.
+36 1 469 6233
info@docudepo.hu
1145 Budapest,
Újvilág u. 50-52.
2111 Szada,
Ipari park u. 23.