Rólunk

Bemutatkozás

A DocuDepo, mint brand 2007-es indulásakor, a 20 éves dokumentumkezelési tapasztalattal rendelkező Bravogroup cégcsoport tagjaként kezdte meg működését. Az azóta is töretlen, folyamatos fejlődés, illetve a szükséges infrastrukturális háttér kiépítése tette lehetővé, hogy a 2009-es megalakulást követően, 2011-től kezdve, a Bravogroup Rendszerház Kft-ből részben kiválva, Docu Depo Kft-ként önállóan folytassa tevékenységét, illetve szolgálja ki Ügyfeleink iratkezelésre vonatkozó minden igényét.

Fő tevékenységi körünk az Ügyfeleink megbízása alapján végzett papíralapú dokumentumtárolási tevékenység saját telephelyünkön, melyet jogszabályi megfeleltetés, valamint a Megrendelő igényei alapján végzünk magasan képzett munkatársainak szakértelmével. Igény szerint akár teljes körű, az iratkezelés teljes folyamatára kiterjedő, rész, illetve komplex szolgáltatásainkat kínáljuk, a szakértői tevékenységtől az iratanyag szállításán, rendezésén, tárolásán, selejtezésén, megsemmisítésén keresztül a kihelyezett szakember biztosításáig. Kiemelt hangsúlyt helyezünk a Megbízó dokumentumainak adatvédelmére, a tárolási biztonságra, az adatok gyors feldolgozására, kereshetőségére, az Ügyfeleink számára biztosított rugalmas, költséghatékony, személyre szabott szolgáltatás megvalósítására, az ISO/IEC 27001:2013 és EN ISO 9001:2008 szabványoknak megfelelően.

Telephelyünk

Cégünk kiemelkedő figyelmet fordít Partnerei dokumentumainak megőrzése érdekében a megfelelő fizikai és humán körülmények biztosítására a szadai irattárunkban. Ezen oknál fogva, elengedhetetlennek tartjuk a megfelelő vagyonvédelmi, tűzvédelmi és egyéb berendezések beszerzését és üzemeltetését, illetve szakképzett, erkölcsi bizonyítvánnyal és titoktartási szerződéssel rendelkező munkatársakat alkalmazását.

Vagyonvédelmi rendszerünk

Ügyfeleink iratainak biztonságát minden esetben szavatoljuk. Kiemelt figyelmet szentelünk az irattárainkban elhelyezett dokumentumok védelmére, több pilléren nyugvó vagyonvédelmi rendszerünk üzemben tartására és folyamatos fejlesztésére. A 24 órás távfelügyeletre kötött riasztó, portaszolgálat, kártyás beléptető rendszer és biztonsági kamerák a nap 24 órájában biztosítják a maximális felügyeletet. Minden esetben nyomon követjük a jogosultsági rendszer által meghatározott személyek ki-, és belépését, az irattár teljes területén biztonsági kameráink folyamatos felvételt készítenek.

Irattáraink szigorú biztonsági előírások szerint működnek, az irattárba való belépés előzetes engedélyhez és a szerződésben rögzített jogosult személyek jóváhagyásához kötött. A szerződésben kiépített jogosultsági rendszert rendszeres időközönként felülvizsgálatoknak vetjük alá, ezzel biztosítva annak napra készen tartását. Az Ügyfeleink által megnevezett jogosult személyek (illetve a szerződésben felhatalmazott személyek) irattárba történő bejutását folyamatosan biztosítjuk, legyen szó iratkikeresésről vagy ellenőrzésről. A belépő személyeket minden esetben egy munkatársunk folyamatosan kíséri.

Az irattárba belépő személy belépéskor köteles igazolni magát, munkatársaink pedig kötelesek a belépőkről nyilvántartást vezetni. A szerződésben nem rögzített személyek nem léphetnek be az irattárba, nem tekinthetnek az iratokba.

Tűzvédelmi rendszerünk

Az irattárolás, mint tevékenység “C” „Tűzveszélyes” osztályba tartozik, így irattáraink kialakítása a jogszabályokban megkövetelt elvárásoknak megfelelően, tűzvédelmi szakemberrel együttműködve történt. Tűzvédelmi rendszerünk füstérzékelőkkel ellátott, s a felmerülő vészhelyzeteknél azonnal értesíti az illetékes személyzetet és tűzoltóságot. Irattáraink rendelkeznek mind villámvédelmi, mind pedig érintésvédelmi vizsgálattal és megoldásokkal. Alkalmazottaink tűzvédelmi és munkavédelmi oktatáson vesznek részt rendszeres időközönként.

A 35/1996. (XII. 29.) BM rendelet, utolsó hatályos 2005.VI.5. módosításának 13. § paragrafusa értelmében a dohányzás tiltott, mind a helyszínen, az épületben, illetve a járműben. Dohányozni csak a kijelölt helyen, a helyszíntől megadott távolságban lehet!

Irattári infrastruktúra és atmoszféra

Az iratok hosszú távú megőrzése érdekében, a megfelelő atmoszféra és infrastruktúra kialakítása elengedhetetlen. A papír alapú irattári anyagok megőrzésére szolgáló raktárhelyiséggel szemben támasztott követelmények az alábbiak, amelyeket az irattárainkban természetesen minden esetben biztosítunk:

  • Irattári helység megvilágosítása: Az iratok számára a legoptimálisabb körülmény a természetes fény kiszűrése és a raktár megvilágosítása UV-mentes, vagy kevés UV-sugárzást kibocsátó világítótestekkel, emellett a helység megvilágításának erősségét és idejét a lehetőségek szerint minimalizálni kell. Ennek megfelelően az ablakok száma minimális, illetve eszerint kerültek felszerelésre a világítótestek, amelyek a tűzvédelmi előírásoknak is eleget tesznek. A világítóberendezések egységenként működtethetőek a világítás idejének minimalizálása érdekében.
  • Levegő páratartalma, hőmérséklete: A raktárhelységet megfelelően temperáljuk, amelynek maximális ingadozásánál szem előtt tartjuk az optimális értékeket. A levegő páratartalmát nagyságrendileg 50 %-os értéken tartjuk. Mindezen értékeket rendszeres időközönként ellenőrizzük.
  • Alkalmazott polcrendszer: Az iratok tárolását nagy teherbírású, biztonságos polcrendszer biztosítja, amelyet az igényeknek megfelelően állandóan bővítünk akár mennyiségben, akár méretben, típusban. A polcrendszer munkavédelmi szempontból bevizsgált, EPH-rendszerbe bekötött, s a talapzathoz rögzített.
  • Irattároló dobozok: A megfelelő dobozok alkalmazása nélkülözhetetlen a hosszú távú iratmegőrzés érdekében. Ennek megfelelően dobozaink kiváló minőségű, nagy teherbírású kartonból készültek, melynek köszönhetően stabilan egymásra helyezhetők, illetve pormentes és biztonságos tárolást tesznek lehetővé. Az irattári dobozokat mindkét oldalon fogólyukkal láttuk el a könnyű mozgathatóság érdekében. A különféle iratok tárolása érdekében széles választékkal rendelkezünk a dobozok terén, s az Ügyfeleink igényeinek megfelelően akár személyre szabott dobozok gyártását és rendelkezésre állítását is vállaljuk.

A biztonságos működés érdekében berendezéseinket rendszeresen felülvizsgáltatjuk és korszerűsítjük.

Humán erőforrás

Munkánk során kiemelt figyelmet fordítunk a megfelelő szakemberek alkalmazására. Minden egyes tevékenységünk során szem előtt tartjuk a szükséges szakképesítéssel rendelkező munkatársak biztosítását, mely a professzionális munkavégzés alapvető feltétele. Szakembereink egyéni fejlődését, csoportszintű együttműködés harmonikus megvalósulását folyamatos oktatással, belső csoportok képzésével szavatoljuk.

Ügyfeleink érdekeit, illetve saját vállalásainkat szem előtt tartva nem támogatjuk a részidős és változó személyzet alkalmazását. Kiemelt figyelmet fordítunk rá, hogy minden egyes Ügyfélhez külön kapcsolattartó személyt nevezzünk ki – aki egyben projektfelelős is az adott területen -, aki szakmai tapasztalatával szakmabeli Kollégáit támogatja, és emellett irányítja az egyes munkafolyamatokat, s állandó kapcsolatban van az érintettekkel.

Munkaidő tekintetében rugalmasan állunk rendelkezésre, normál esetben munkaidőnk: munkanapokon 8.00-16.30 között.

Dokumentumkezelési területeken munkatársaink titoktartási kötelezettséget vállalnak, s minden esetben rendelkeznek erkölcsi bizonyítvánnyal. Emellett szerződéses jogviszonyuk is speciálisan kialakított, hogy a magas biztonsági szint és az alacsony kockázat elérhető legyen.

Tevékenységeinkre külön, nagy fedezetű biztosítással rendelkezünk, amely minden tevékenységünkre és az azokkal kapcsolatos eseményekre vonatkozik.